Pengembangan
sistem informasi manajemen dilakukan melalui beberapa tahap, dimana
masing-masing langkah menghasilkan suatu yang lebih rinci dari tahap
sebelumnya. Tahap awal dari pengembangan sistem umumnya dimulai dengan
mendeskripsikan kebutuhan pengguna dari sisi pendekatan sistem rencana
stratejik yang bersifat makro, diikuti dengan penjabaran rencana stratejik dan
kebutuhan organisasi jangka menengah dan jangka panjang, lazimnya untuk periode
3 sampai 5 tahun. Masukan (input) utama yang dibutuhkan dalam tahap ini
mencakup:
• Kebutuhan stratejik organisasi
• Aspek legal pendukung organisasi
• Masukan kebutuhan dari pengguna
Analisa kompetensi akan memberikan gambaran yang lengkap mengenai efektivitas
organisasi yang dapat dilihat dari 4 hal yaitu: sumberdaya, infrastruktur,
produk layanan/jasa dan kepuasan pelanggan/ masyarakat yang dilayani.
Tahap-tahap Pengembangan Sistem
1.Tahap Perencanaan
Tahap ini merupakan suatu rangkaian kegiatan sejak ide pertama yang
melatarbelakangi pelaksanaan pengembangan sistem tersebut dilontarkan. Dalam
tahap perencanaan pengembangan sistem harus mendapatkan perhatian yang sama
besarnya dengan merencanakan
proyek-proyek besar lainnya, seperti perencanaan pengadaan perangkat jaringan
teknologi informasi (TI), rencana membangun gedung kantor 15 tingkat.
Keuntungan-keuntungan yang diperoleh jika proyek pengembangan sistem informasi
direncanakan secara matang, mencakup:
- Ruang lingkup proyek dapat ditentukan secara jelas dan tegas. Unit
organisasi, kegiatan ataun sistem yang mana yang akan dilibatkan dalam
pengembangan ini? unit mana yang tidak dilibatkan? Informasi ini memberikan
perkiraan awal besarnya sumber daya yang diperlukan.
- Dapat mengidentifikasi wilayah/area permasalahan potensial. Perencanaan akan
menunjukkan hal-hal yang mungkin bisa terjadi suatu kesalahan, sehingga hal-hal
demikian dapat dicegah sejak awal.
- Dapat mengatur urutan kegiatan. Banyak sekali tugas-tugas terpisah dan harus
berjalan secara bersamaan/paralel yang diperlukan untuk pengembangan sistem.
Tugas-tugas ini diatur dalam urutan logis berdasarkan prioritas informasi dan
kebutuhan untuk efisiensi.
- Tersedianya sarana pengendalian. Tingkat pengukuran kinerja harus dipertegas
sejak awal.
2.Tahap Analisis
Ada dua aspek yang menjadi fokus tahap ini, yaitu aspek bisnis atau manajemen
dan aspek teknologi. Analisis aspek bisnis mempelajari karakteristik organisasi
yang bersangkutan. Tujuan dilakukannya langkah ini adalah untuk mengetahui
posisi atau peranan teknologi informasi yang paling sesuai dan relevan di
organisasi dan mempelajari fungsi-fungsi manajemen dan aspek-aspek bisnis
terkait yang akan berpengaruh atau memiliki dampak tertentu terhadap proses
desain, konstruksi, dan implementasi.
Selama tahap analisis, sistem analis terus bekerjasama dengan manajer, dan
komite pengarah SIM terlibat dalam titik-titik yang penting mencakup kegiatan
sebagai berikut:
a. Menetapkan rencana penelitian sistem
b. Mengorganisasikan tim proyek
c. Mendefinisikan kebutuhan informasi
d. Mendefinisikan kriteria kinerja sistem
e. Menyiapkan usulan rancangan sistem
f. Menyetujui atau menolak rancangan proyek pengembangan sistem
Keluaran dari proses analisis di kedua aspek ini adalah masalahmasalah penting
yang harus segera ditangani, analisis penyebab dan dampak permasalahan bagi
organisasi, beberapa kemungkinan skenario pemecahan masalah dengan kemungkinan
dan dampak risiko serta potensinya, dan pilihan alternatif solusi yang
direkomendasikan.
3.Tahap Perancangan/Desain
Pada tahap ini, tim teknologi informasi bekerja sama dengan tim bisnis atau
manajemen melakukan perancangan komponen-komponen sistem terkait. Tim teknologi
informasi akan melakukan perancangan teknis dari teknologi informasi yang akan
dibangun, seperti system basis data, jaringan komputer, teknik koversi data,
metode migrasi sistem, dan sebagainya.
Sementara itu, secara paralel dan bersama-sama tim bisnis atau manajemen, dan
tim teknologi informasi akan melakukan perancangan terhadap komponen-komponen
organisasi yang terkait, seperti: yang akan berpengaruh atau memiliki dampak
tertentu terhadap proses desain, konstruksi, dan implementasi. Selama tahap
analisis, sistem analis terus bekerjasama dengan manajer, dan komite pengarah
SIM terlibat dalam titik-titik yang penting mencakup kegiatan sebagai berikut:
a. Menetapkan rencana penelitian sistem
b. Mengorganisasikan tim proyek
c. Mendefinisikan kebutuhan informasi
d. Mendefinisikan kriteria kinerja sistem
e. Menyiapkan usulan rancangan sistem
f. Menyetujui atau menolak rancangan proyek pengembangan system
Keluaran dari proses analisis di kedua aspek ini adalah masalah-masalah penting
yang harus segera ditangani, analisis penyebab dan dampak permasalahan bagi
organisasi, beberapa kemungkinan skenario pemecahan masalah dengan kemungkinan
dan dampak risiko serta potensinya, dan pilihan alternatif solusi yang
direkomendasikan.
4. Tahap Pembangunan Fisik/Konstruksi
Berdasarkan desain yang telah dibuat, konstruksi atau pengembangansistem yang
sesungguhnya (secara fisik) dibangun. Tim teknis merupakan tulang punggung
pelaksanaan tahap ini, mengingat semua hal yang bersifat konseptual harus
diwujudkan dalam suatu konstruksi teknologi informasi dalam skala yang lebih
detail.
Dari semua tahapan yang ada, tahap konstruksi inilah yang biasanya paling banyak
melihatkan sumber daya terbesar, terutama dalam hal penggunaan SDM, biaya, dan
waktu. Pengendalian terhadap manajemen proyek pada tahap konstruksi harus
diperketat agar penggunaan sumber daya dapat efektif dan efisien. Bagaimanapun,
hal ini akan berdampak terhadap keberhasilan proyek sistem informasi yang
diselesaikan secara tepat waktu. Akhir dari tahap konstruksi biasanya berupa
uji coba atas sistem informasi yang baru dikembangkan.
5. Tahap Implementasi
Tahap implementasi merupakan tahap yang paling kritis karena untuk pertarna
kalinya sistem informasi akan dipergunakan di dalam organisasi. Ada berbagai
pendekatan untuk implementasi sistem yang baru didesain. Pekerjaan utama dalam
implementasi sistem biasanya mencakup hal-hal sebagai berikut:
a. Merencanakan waktu yang tepat untuk implementasi
b. Mengumumkan rencana implementasi
c. Mendapatkan sumberdaya perangkat keras dan lunak
d. Menyiapkan database
e. Menyiapkan fasilitas fisik
f. Memberikan pelatihan dan workshop
g. Menyiapkan saat yang tepat untuk cutover (peralihan sistem)
h. Penggunaan sistem baru
Pemberian pelatihan (training) harus diberikan kepada semua pihak yang terlibat
sebelum tahap implementasi dimulai. Selain untuk mengurangi risiko kegagalan,
pemberian pelatihan juga berguna untuk menanamkan rasa memiliki terhadap sistem
baru yang akan diterapkan. Dengan cara ini, seluruh jajaran pengguna akan
dengan mudah menerima sistem tersebut dan memeliharanya dengan baik di
masa-masa mendatang.
6. Tahap Pasca Implementasi
Pengembangan sistem informasi biasanya diakhiri setelah tahap implementasi
dilakukan. Namun, ada satu tahapan lagi yang harus dijaga dan diperhatikan oleh
manajemen, yaitu tahap pasca implementasi. Kegiatan yang dilakukan di tahap
pasca implementasi adalah bagaimana pemeliharaan sistem akan dikelola.
Seperti halnya sumber daya yang lain, sistem informasi akan mengalami
perkembangan di kemudian hari. Hal-hal seperti modifikasi sistem, berpedoman ke
sistem lain, perubahan hak akses sistem, penanganan terhadap fasilitas pada
sistem yang rusak, merupakan contoh dari kasus-kasus yang biasanya timbul dalam
pemeliharaan sistem. Disinilah diperlukan dokumentasi yang memadai dan
pemindahan pengetahuan dari pihak penyusun sistem ke pengguna untuk menjamin
terkelolanya dengan baik proses-proses pemeliharaan sistem.
Dari perspektif manajemen, tahap pasca-implementasi adalah berupa suatu
aktivitas di mana harus ada personil atau divisi yang dapat melakukan perubahan
atau modifikasi terhadap sistem informasi sejalan dengan perubahan kebutuhan
bisnis yang dinamis.
Metode Pengembangan Perangkat Lunak
Metode-metode pengembangan perangkat lunak yang ada pada dasarnya dapat dibagi
menjadi dua, yaitu metode fungsi/data (function data methods) dan metode
berorientasi objek (object-oriented methods). Pada intinya, metode fungsi/data
memberlakukan fungsi dan data secara terpisah. Motode berorientasi objek
memberlakukan fungsi dan data secara ketat sebagai satu kesatuan.
Metode fungsi/data membedakan fungsi dan data. Fungsi, pada prinsipnya, adalah
aktif dan memiliki perilaku, sedangkan data adalah pemegang informasi pasif
yang dipengaruhi oleh fungsi. Sistem biasanya dipilah menurut fungsi, di mana
data dikirim di antara fungsi-fungsi tersebut. Fungsi kemudian dipilah lebih
lanjut dan akhirnya diubah menjadi kode sumber (program komputer).
Sistem yang dikembangkan dengan metode fungsi/data sering sulit
pemeliharaannya. Problem utama dengan metode fungsi/data adalah bahwa seluruh
fungsi harus paham bagaimana data disimpan. Dengan kata lain, fungsi harus
paham struktur datanya. Seringkali, dalam hal-hal
tertentu, tipe data yang berbeda memiliki format data yang sangat berbeda.
Problem lain dalam metode fungsi/data adalah bahwa manusia secara alami tidak
berfikir secara terstruktur. Dalam kenyataannya, spesifikasi kebutuhan biasanya
diformulasikan dalam bahasa manusia.
Metode berorientasi-objek mencoba menstrukturkan sistem dari item-item yang ada
dalam domain masalah. Metode ini biasanya sangat stabil dan perubahannya sangat
sedikit Perubahan yang terjadi biasanya mempengaruhi hanya satu atau sedikit
hal tertentu, yang artinya
perubahan yang dibuat hanya terjadi secara lokal di sistem